Plantilla de cuadrante mensual de turnos en Excel, gratis, y cómo rellenarla sin errores
Casi todas las plantillas de cuadrante que se descargan por ahí son una cuadrícula vacía: te dan las casillas y te dejan a ti el trabajo de sumar. Esta viene con las fórmulas puestas, así que en cuanto escribes «M» en una casilla, las horas del mes de esa persona se recalculan solas.
La hoja de cálculo sigue siendo la herramienta más usada para hacer cuadrantes, y para un equipo pequeño no hay nada de malo en ello. El problema aparece cuando la plantilla no calcula: si tienes que contar a mano cuántas horas lleva cada uno, acabarás no contándolas, y ahí empiezan las horas extra que no estaban previstas y las discusiones a fin de mes.
Esta plantilla está hecha para quitarte esa parte. La puedes descargar sin dejar el correo ni registrarte, abrirla en Excel, en LibreOffice o en Google Sheets, y usarla tal cual o cambiarle los turnos.
Descarga la plantilla
Sin formulario y sin correo: el archivo se descarga directamente. Funciona en Excel 2010 en adelante, en LibreOffice Calc y en Google Sheets (súbela a Drive y ábrela con Sheets; las fórmulas se mantienen).
Qué trae dentro
Son cuatro hojas y cada una hace una cosa concreta.
| Hoja | Para qué sirve |
|---|---|
| Cuadrante | La cuadrícula del mes: hasta doce personas y los 31 días. Escribes el mes y el año arriba y las fechas y los días de la semana se rellenan solos; si el mes tiene 30 días, la última columna se queda en blanco. |
| Turnos | Los códigos que usas (M de mañana, T de tarde, N de noche, P de partido, L de libre, V de vacaciones, B de baja) con su hora de entrada y de salida. La duración se calcula sola. |
| Resumen | Por persona: horas del mes, las que le tocarían por contrato, la diferencia entre ambas, días trabajados, noches, domingos y un aviso de descansos cortos. |
| Instrucciones | Cinco pasos y, sobre todo, la lista de lo que la plantilla no puede comprobar. |
Las casillas de cada día tienen un desplegable con los códigos, así que no hace falta escribirlos ni recordarlos, y no se cuela una «m» minúscula que luego rompa las sumas.
Cómo se rellena en diez minutos
El orden importa: si empiezas por poner nombres en las casillas te tocará rehacerlo.
- Mes y año en las celdas B1 y B2 de la hoja Cuadrante. Con esto ya tienes el calendario montado.
- Tus turnos reales en la hoja Turnos. Si abres a las 9 y cierras a las 21 con dos turnos, cambia las horas de M y T y borra lo que no uses. Los códigos pueden ser los que tú quieras.
- Tu equipo en la columna A, el puesto en la B y las horas de contrato por semana en la C. Esa tercera columna es la que permite que el resumen te avise cuando alguien se pasa.
- Los turnos fijos primero: quien siempre hace mañanas, quien libra fines de semana. Es el 70 % del cuadrante y se rellena en dos minutos.
- Lo que queda, mirando el resumen mientras lo haces: si la diferencia de alguien se te pone en rojo, es que le has puesto más horas de las que tiene contratadas.
Las fórmulas que hacen el trabajo
Si quieres tocarlas, estas son las tres que importan. Están escritas de forma que funcionan igual en Excel, LibreOffice y Sheets, sin funciones modernas que fallen en versiones antiguas.
La duración de cada turno, contando los que cruzan la medianoche. Un turno de 23:00 a 07:00 no dura −16 horas, sino 8, y esa resta al revés es el fallo más típico de las plantillas caseras:
=IF(TIMEVALUE(D2)>TIMEVALUE(C2), (TIMEVALUE(D2)-TIMEVALUE(C2))*24, (1-TIMEVALUE(C2)+TIMEVALUE(D2))*24)
Las horas del mes de cada persona. En lugar de treinta y un BUSCARV encadenados, un solo SUMIF dentro de un SUMPRODUCT recorre toda la fila y suma las horas de cada código:
=SUMPRODUCT(SUMIF(Turnos!$A$2:$A$8, D6:AH6, Turnos!$E$2:$E$8))
Las horas que le tocarían por contrato en ese mes concreto, que no son las mismas en febrero que en agosto:
=ROUND(C6/7*DAY(EOMONTH(DATE($B$2,$B$1,1),0)),1)
Con 40 horas semanales, un mes de 31 días da 177,1 horas; uno de 28, 160. Si comparas siempre contra 160 tienes un descuadre de diecisiete horas cada mes largo.
Los siete errores que la hoja no te va a avisar
Aquí viene la parte honesta. La plantilla suma bien, pero hay siete cosas que ninguna hoja de cálculo razonable puede comprobar por ti, y son justo las que se convierten en un problema el sábado por la mañana.
- Que dos personas del mismo puesto libren el mismo día. La hoja no sabe que necesitas siempre un cocinero: ve casillas, no cobertura.
- Que alguien encadene turnos con menos de doce horas de descanso. Esta es la única que sí puedes vigilar a medias: el resumen cuenta cuántas veces alguien sale de tarde y entra a la mañana siguiente. El resto de combinaciones, no.
- Que se pasen las horas del año, no las del mes. Puedes cuadrar doce meses perfectos y aun así incumplir el cómputo anual.
- Que un turno se solape con unas vacaciones ya aprobadas que están apuntadas en otro sitio, normalmente en un correo.
- Que un cambio pactado entre dos compañeros no llegue nunca a la hoja. Si el intercambio se acuerda por privado, tu cuadrante sigue diciendo otra cosa.
- Que el archivo que tienes abierto no sea el que tiene tu equipo. En cuanto exportas a PDF y lo mandas, empiezan a existir dos versiones.
- Que las horas apuntadas no sean las trabajadas de verdad. La hoja registra lo previsto; el fichaje vive en otro sitio y casi nunca coinciden.
Ninguno de los siete se arregla con una fórmula mejor. Se arreglan cuando el cuadrante deja de ser un archivo y pasa a ser algo que valida antes de publicarse.
Cuándo la hoja deja de compensar
Con cinco o seis personas, un solo turno y poca rotación, esta plantilla te sobra y no necesitas nada más. La frontera suele estar en dos sitios: cuando aparece el segundo turno del día, porque el número de combinaciones se dispara, y cuando pasas de siete u ocho personas, porque ya no puedes tener en la cabeza quién libró el fin de semana pasado.
A partir de ahí no es que Excel falle: es que el tiempo que dedicas a cuadrarlo y a corregirlo empieza a costar más que cualquier herramienta. Cinco horas a la semana son unas 240 horas al año.
Cómo lo hace Sonnical
Sonnical parte de lo mismo que la plantilla (tus turnos, tus puestos, las horas de cada contrato) y se encarga de las dos partes que la hoja no puede hacer: monta el cuadrante y lo valida antes de que lo publiques.
Comprueba que nadie pase de sus horas, que no haya solapes, que los descansos se respeten y que cada puesto quede cubierto; y cuando publicas, cada persona ve su turno en el móvil, sin PDF de por medio. Es gratis hasta seis empleados, que es más o menos donde la plantilla sigue mereciendo la pena.
Y si te quedas con la hoja, quédatela: para eso está arriba, sin pedirte nada a cambio.
Preguntas frecuentes
¿La plantilla es gratis de verdad?
Sí. Se descarga directamente, sin formulario, sin correo y sin registro. Puedes usarla, cambiarla y compartirla con quien quieras.
¿Funciona en Google Sheets y en LibreOffice?
Sí. Las fórmulas están escritas con funciones que existen en los tres programas (SUMPRODUCT, SUMIF, EOMONTH, TIMEVALUE) y sin funciones de matriz dinámica, que son las que suelen romperse al abrir un archivo de Excel en otro sitio. Para Sheets, súbela a Drive y ábrela desde ahí.
¿Cómo cuento un turno de noche que cruza la medianoche?
La plantilla ya lo hace: si la hora de salida es menor que la de entrada, suma las horas hasta medianoche más las del día siguiente. Un turno de 23:00 a 07:00 cuenta 8 horas, no una resta negativa.
¿Cuántas personas admite?
Doce filas, que es donde una hoja de cálculo sigue siendo manejable. Puedes añadir más copiando una fila entera (las fórmulas se ajustan solas), pero si pasas de esa cifra y tienes más de un turno al día, cuadrarlo a mano empieza a comerte varias horas a la semana.