Cómo hacer un cuadrante de turnos de trabajo que aguante la semana
Si llevas un bar, una tienda o una clínica pequeña, el cuadrante es ese papel (o ese Excel) que decide quién trabaja cuándo. Y es, casi seguro, la tarea que más tiempo te roba cada semana en proporción a lo poco que luce. Esta guía va de hacerlo bien a la primera, con un bar de seis personas como ejemplo.
Un encargado de sala se pasa entre cuatro y seis horas a la semana montando el cuadrante, retocándolo y explicándolo. Y aun así, el viernes alguien dice que no sabía que le tocaba. Lo hemos visto en bares, en tiendas de ropa, en clínicas dentales con tres auxiliares. El problema casi nunca es la persona que hace el cuadrante; es el orden en que lo hace.
Aquí tienes qué tiene que contener un cuadrante, los seis datos que necesitas antes de abrir la hoja, un método de siete pasos con números reales, las reglas legales que no puedes saltarte y los errores que se repiten en casi todos los negocios. Sirve igual si lo haces en papel, en Excel o con una app.
Qué es un cuadrante de turnos (y qué tiene que tener)
Un cuadrante de turnos es la tabla que asigna a cada persona del equipo un turno concreto en cada día de un periodo, normalmente una semana o un mes. Suena obvio. Pero un cuadrante que sirva de verdad responde a más preguntas que «quién viene mañana»:
- Qué turnos existen, con su hora de inicio y de fin (mañana de 8 a 16, tarde de 16 a 24…).
- Cuántas personas hacen falta en cada turno y en qué puesto: dos en barra, una en cocina.
- Quién libra cada día y quién está de vacaciones o de baja.
- Cuántas horas suma cada persona esa semana y cuántas tiene por contrato.
Si tu cuadrante no dice las horas de cada uno, no es un cuadrante: es una lista de nombres. Las horas son lo que evita las extras sin querer, y lo que te va a salvar el día que aparezca la Inspección de Trabajo.
Los seis datos que necesitas antes de empezar
Casi todos los cuadrantes malos empiezan por los nombres. «A Marta la pongo el lunes de mañana, a Jorge el martes…». Y a mitad de semana descubres que el sábado por la tarde hay una sola persona. Antes de escribir un nombre, reúne esto:
- El horario del negocio, día a día. No es lo mismo abrir de 8 a 24 de lunes a jueves que hasta la 1 los fines de semana.
- Los puestos. Barra, sala, cocina, caja, recepción. Aunque en un bar pequeño todos hagan de todo, alguien tiene que estar en cocina.
- Las plazas por turno y puesto. Cuántas personas necesitas en cada franja. Es el dato que más cambia entre un martes y un sábado.
- Los contratos. Horas semanales de cada persona, si es jornada completa o parcial, y si acepta horas extra.
- La disponibilidad. Quién estudia por las mañanas, quién no puede los domingos, quién es extra y solo viene cuando avisa que puede.
- Las ausencias ya conocidas. Vacaciones aprobadas, bajas, permisos, el médico del jueves.
Con estos seis datos el cuadrante casi se hace solo. Sin ellos, lo harás tres veces.
Cómo hacer el cuadrante en siete pasos (con un bar de seis personas)
Vamos a usar un caso de los que nos encontramos a menudo. Un bar de barrio que abre de 8:00 a 00:00 todos los días, con dos turnos de ocho horas: mañana (8–16) y tarde (16–24). Entre semana hacen falta dos personas por turno; viernes y sábado por la tarde, tres. La plantilla son seis personas a jornada completa, 40 horas cada una.
Paso 1. Dibuja los turnos, no las personas
Una fila por turno y una columna por día. Mañana y tarde, de lunes a domingo. Catorce casillas. Todavía no hay ningún nombre.
Paso 2. Escribe en cada casilla cuántas plazas hay
Mañana: 2 plazas cada día. Tarde: 2 de domingo a jueves y 3 el viernes y el sábado. Sumando: 14 plazas de mañana y 16 de tarde, 30 turnos a la semana. A ocho horas cada uno, 240 horas de trabajo que hay que cubrir.
Paso 3. Compara con las horas que tienes
Seis personas por 40 horas son 240 horas. Justo. Ni una hora de margen. Eso significa que si alguien pilla un catarro, el cuadrante se cae. Lo sensato es contar con un 10 o un 15 % de margen: una séptima persona a media jornada, el dueño dentro del cuadrante o un par de extras con disponibilidad para los fines de semana. Haz esta cuenta antes de seguir, porque ningún cuadrante arregla que faltan horas.
Paso 4. Coloca primero lo que no se mueve
Vacaciones, bajas, la persona que no puede los domingos. Tacha esas casillas. Lo que queda es lo que de verdad puedes repartir.
Paso 5. Reparte los turnos incómodos con criterio
Los viernes y sábados de tarde son los que nadie quiere y los que más gente necesitan. Repártelos de forma que roten: si Marta hizo los dos el fin de semana pasado, esta semana le toca librar uno. Apunta quién los ha hecho. La memoria del encargado falla; la del equipo, no.
Paso 6. Rellena el resto respetando las horas
Cada persona a jornada completa hace cinco turnos y libra dos días. Intenta que los dos libres vayan seguidos: es lo que más agradece la gente y lo que menos cuesta dar. Ve sumando según colocas: nadie por encima de 40 horas, nadie por debajo de su contrato.
Paso 7. Revisa, publica y no lo cambies por WhatsApp
Comprueba tres cosas: que cada casilla tiene sus plazas cubiertas, que nadie tiene dos turnos el mismo día y que entre el final de un turno y el principio del siguiente hay al menos doce horas (quien cierra a las 24 no abre a las 8). Después publica el cuadrante con una semana de antelación como mínimo. Y si hay cambios, que queden en el mismo sitio donde está el cuadrante. Un cambio pactado en un chat a las once de la noche es un cambio que alguien va a olvidar.
Así queda una semana del bar del ejemplo. M es mañana, T es tarde, L es libre:
| Persona | Lun | Mar | Mié | Jue | Vie | Sáb | Dom | Horas |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Marta | M | M | M | M | T | L | L | 40 |
| Jorge | T | T | L | L | M | M | M | 40 |
| Aitor | L | T | T | T | T | T | L | 40 |
| Lucía | L | L | M | M | M | T | T | 40 |
| Pablo | T | L | L | T | T | T | T | 40 |
| Sara | M | M | T | L | L | M | M | 40 |
| Mañana | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | — |
| Tarde | 2 | 2 | 2 | 2 | 3 | 3 | 2 | — |
Fíjate en dos detalles. Nadie cierra un día y abre al siguiente (habría menos de doce horas de descanso). Y los turnos de tarde de viernes y sábado, los peores, están apuntados: Aitor y Pablo hacen los dos esta semana, así que la que viene les tocará librar uno de ellos.
Las reglas legales que tu cuadrante tiene que cumplir (España)
No hace falta ser abogado, pero sí conocer cinco límites del Estatuto de los Trabajadores. Tu convenio puede mejorarlos; nunca empeorarlos.
- 40 horas semanales de media en cómputo anual (art. 34.1). Muchos convenios de hostelería y comercio fijan menos.
- 9 horas al día como máximo, salvo que el convenio diga otra cosa (art. 34.3).
- 12 horas de descanso entre el final de una jornada y el inicio de la siguiente (art. 34.3). Es la regla que más cuadrantes rompen: la misma persona cierra y abre.
- Día y medio de descanso semanal ininterrumpido, acumulable por periodos de hasta catorce días (art. 37.1).
- 80 horas extra al año como tope (art. 35.2), todas registradas y pagadas o compensadas.
Y una más que no es del cuadrante, pero va pegada a él: el registro de jornada es obligatorio desde 2019 (art. 34.9). El cuadrante es la previsión; el registro es lo que pasó de verdad. Tienen que parecerse, y no pueden ser el mismo documento.
Si estás en México, Chile, Colombia o Argentina, las cifras cambian (48, 42, 42 y 48 horas semanales, con reformas en marcha en varios de estos países), pero la lógica es la misma: horas máximas, descanso entre jornadas y descanso semanal. Consulta la norma de tu país antes de dar por bueno el cuadrante.
Los errores que se repiten en casi todos los negocios
| Error | Qué provoca | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Empezar por los nombres | Huecos el sábado, gente de sobra el martes | Plazas primero, personas después |
| No sumar horas por persona | Horas extra sin querer; gente por debajo de contrato | Una columna de horas, siempre |
| La misma persona cierra y abre | Menos de 12 horas de descanso: ilegal | Regla fija: quien cierra no abre |
| Siempre los mismos en los turnos malos | Quejas, bajas, gente que se va | Rotar y apuntar quién los hizo |
| Publicar el domingo por la noche | Nadie puede organizarse la vida | Una semana de antelación, mejor dos |
| Cambios por WhatsApp | Dos versiones del cuadrante y «yo no sabía» | Los cambios se hacen en el cuadrante |
| Copiar el cuadrante como registro horario | Un registro falso ante la Inspección | Fichaje real, separado del cuadrante |
¿Excel o app? Depende de cuánta gente y cuántos cambios
Excel (o Google Sheets) funciona bien hasta cinco o seis personas con un solo turno y pocos cambios. Es gratis y todo el mundo sabe usarlo. Se rompe cuando aparecen dos turnos, varios puestos, extras, vacaciones cruzadas y cambios entre compañeros. En ese punto el problema ya no es hacer la tabla, sino mantenerla y conseguir que todo el mundo mire la versión buena.
Una app de turnos hace tres cosas que Excel no hace. Valida: te avisa si alguien pasa de sus horas o le faltan las doce horas de descanso. Publica: cada persona ve solo su calendario en el móvil, con los cambios ya aplicados. Registra: los cambios y los fichajes quedan guardados con fecha. Con menos de seis empleados hay opciones gratuitas; con más, vale la pena pagar unos euros al mes antes que pagarle al encargado cinco horas de Excel a la semana.
Cómo lo hace Sonnical
En Sonnical el orden es el de esta guía. Primero defines tus centros, áreas y puestos con el número de plazas de cada turno. Después generas las plazas de las semanas que quieras. Y por último las asignas: a mano, o dejando que el sistema proponga una asignación que respeta horas contratadas, disponibilidad, ausencias y descansos, y que tú apruebas o corriges antes de publicar.
Cada empleado ve su calendario en el móvil, los cambios entre compañeros pasan por tu aprobación y el fichaje va ligado a cada turno, así que el registro de jornada sale solo. Es gratis hasta seis empleados, que es justo el tamaño del bar del ejemplo.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación hay que publicar el cuadrante?
El Estatuto de los Trabajadores exige un preaviso mínimo de cinco días cuando la jornada se distribuye de forma irregular (art. 34.2), y muchos convenios piden más. En la práctica, una semana es el mínimo para que la gente pueda organizarse, y dos es lo que marca la diferencia en un equipo.
¿Es mejor un cuadrante semanal o mensual?
El mensual da visibilidad y reduce las quejas, porque cada persona sabe con tiempo sus fines de semana libres. El semanal es más fácil de acertar. Una solución intermedia que funciona: publicar el mes con la estructura de turnos y confirmar cada semana con dos de antelación.
¿Cuántas horas puede trabajar alguien a la semana?
En España, 40 horas de media en cómputo anual, con un máximo de 9 al día salvo que el convenio diga otra cosa, y hasta 80 horas extra al año. Tu convenio puede fijar una jornada menor; es lo que manda.
¿Qué hago si dos empleados quieren cambiarse un turno?
Que lo pidan, que el otro acepte y que tú lo apruebes antes de que ocurra, dejando el cambio anotado en el cuadrante. Comprueba que ninguno se pasa de horas ni se queda sin las doce horas de descanso. Si el cambio solo existe en un chat, el día del turno nadie sabrá quién tenía que venir.