Cuadrante de turnos online gratis: qué opciones hay y cuál elegir según tu tamaño

Hacer el cuadrante no debería costar dinero cuando llevas un equipo pequeño, y la buena noticia es que no tiene por qué. La mala es que «gratis» se ha convertido en una palabra elástica: la usan igual una hoja de cálculo que no te cobra nunca y una app que te deja usarla dos semanas y luego te pide la tarjeta. Antes de elegir conviene saber cuál es cuál, porque migrar de herramienta a mitad de temporada cuesta más que acertar al principio.

Aquí tienes las opciones reales que hay hoy para hacer un cuadrante sin pagar, qué aguanta cada una, qué necesita un equipo según su tamaño y una lista de diez preguntas que te ahorrará disgustos antes de decidir. No vamos a hablar mal de nadie: cada herramienta es buena para algo, y el error no es elegir una u otra, sino elegir la que no encaja con tu negocio.

«Gratis» no significa lo mismo en todas partes

Lo primero es aprender a leer la letra pequeña, porque en el mundo de las apps de turnos conviven al menos tres cosas distintas bajo la misma palabra:

• Gratis de verdad, para siempre. Herramientas que no te cobran mientras no pases de cierto tamaño. Es el modelo de una hoja de cálculo o de las apps con un plan gratuito con tope de empleados. No caduca.
• Prueba gratis. Catorce o treinta días con todo abierto, y al acabar, o pagas o te quedas fuera con tus datos dentro. Vale para probar, no para quedarte.
• Gratis con el gancho fuera. La app es gratis, pero lo que de verdad necesitas —exportar a Excel, el fichaje, los informes, la app de móvil completa— va en un plan de pago. El cuadrante lo haces gratis; usarlo de verdad, no.

Ninguna de las tres es un engaño en sí misma; el problema es confundirlas. Para un equipo de cuatro personas que no va a crecer, el primer modelo es perfecto y no hay nada que pensar. Para un negocio que va a pasar de seis a quince en un año, una «prueba gratis» se agota justo cuando más la necesitas.

Las opciones que hay hoy, una por una

Vamos a repasarlas de la más sencilla a la más completa. No hay una mejor; hay una que encaja con tu caso.

La hoja de cálculo (Excel o Google Sheets)

Es la opción por defecto, y para muchos negocios es suficiente. Google Sheets es gratis de verdad, está en la nube, lo puede ver todo el equipo con un enlace y no caduca nunca. Si eres cinco o seis personas, un solo turno y pocos cambios, no necesitas nada más. El problema aparece cuando entran dos turnos, varios puestos, vacaciones que se cruzan y cambios entre compañeros: la hoja no te avisa de que alguien se pasa de horas ni de que una persona cierra y abre al día siguiente, y mantener una sola versión buena se vuelve un trabajo en sí mismo. Si vas por este camino, tenemos una plantilla de cuadrante en Excel con las fórmulas ya puestas para no empezar de cero.

Las plantillas descargables

Son hojas de cálculo ya montadas que alguien ha preparado por ti: semanal, mensual, con control de horas. Ahorran el rato de dibujar la tabla y suelen traer fórmulas para sumar las horas de cada persona. Tienen la misma virtud y el mismo techo que la hoja de cálculo, porque son exactamente eso. Van bien para arrancar y para ver cómo quieres que sea tu cuadrante antes de decidir si das el salto a una app.

Los generadores online

Páginas donde metes a la gente y los turnos y te devuelven un reparto. Los hay gratuitos y resuelven el momento de «no sé por dónde empezar». El límite es que casi ninguno guarda el estado de tu negocio: lo rellenas cada vez, no aprende de la semana pasada, no gestiona ausencias ni fichaje y rara vez tiene app de móvil para que cada empleado vea lo suyo. Sirven como calculadora puntual, no como sistema del día a día.

Las apps con plan gratuito

Son aplicaciones de gestión de turnos que ofrecen un plan sin coste con un tope de empleados. Aquí es donde más hay que mirar la letra pequeña del apartado anterior, porque la diferencia entre unas y otras es enorme: algunas dan el cuadrante gratis pero cobran por el fichaje o por exportar; otras recortan la app de móvil respecto a la web; otras incluyen casi todo. Cuando el tope de empleados y las funciones del plan gratis encajan con tu equipo, es la opción más completa sin pagar, porque sí guarda tu negocio, publica a cada móvil y lleva la cuenta de las horas. Es justo el modelo de Sonnical, que explicamos al final.

Qué necesita un equipo de 3 a 6 personas

En este tamaño lo que sobra es complejidad. No tienes departamento de personal ni ganas de aprender un programa con cincuenta botones. Lo que de verdad necesitas es poco: que cada uno vea su horario sin perseguirlo por un grupo de WhatsApp, que los cambios queden anotados y que nadie se pase de horas sin que tú te enteres hasta la nómina.

Con tres o cuatro personas y un solo turno, una hoja de cálculo compartida cumple. En cuanto aparecen dos turnos y el fin de semana aprieta, una app con plan gratuito te quita el trabajo de mantener la versión buena y te da el móvil de cada empleado sin coste. La clave aquí no es cuánta función tiene la herramienta, sino que la que tiene la uses sin manual. Si todavía arrastras el circuito de Excel y WhatsApp, en las siete señales de que te está costando dinero está la cuenta de lo que se escapa por ahí.

Qué necesita un equipo de 7 a 25 personas

A partir de siete personas la hoja de cálculo empieza a pesar más de lo que ayuda. No por el número en sí, sino por lo que trae consigo: varios puestos, turnos partidos, gente a tiempo parcial, extras de fin de semana, vacaciones que hay que cuadrar sin dejar huecos. Aquí el cuadrante deja de ser una tabla y pasa a ser un sistema, y las cuentas a mano fallan precisamente cuando más cuestan.

Lo que necesitas en este tramo es que la herramienta lleve las horas de cada contrato, te avise de los solapes y los descansos cortos, te deje aprobar los cambios entre compañeros y, muy importante, incluya el fichaje: con este tamaño el registro horario ya no es opcional. Y conviene saber antes de cuánta gente necesitas por turno, porque la herramienta reparte, pero no decide la plantilla: eso lo calculas tú en cómo calcular las plazas por turno. En este tramo el plan gratuito de la mayoría de apps se queda corto por el tope de empleados, así que la pregunta pasa a ser cuánto cuesta el de pago y qué incluye, no si es gratis.

Qué necesita si tienes varios locales

Cuando pasas de un sitio a dos o más, el problema cambia de naturaleza. Ya no es repartir turnos en un equipo, sino tener una foto de todos los centros a la vez sin volverte loco saltando entre hojas. Aparecen cosas nuevas: gente que trabaja en más de un local, fichaje que tiene que funcionar da igual dónde esté la persona ese día, y una dirección que quiere ver el coste por centro sin pedirle el Excel a cada encargado.

Aquí las hojas de cálculo quedan descartadas de salida, y entre las apps conviene mirar dos cosas concretas: que el fichaje vaya ligado al turno y no a un lugar fijo —para que quien se mueve entre centros fiche igual— y que haya una vista de dirección por encima de los centros. Casi ninguna versión gratuita cubre multicentro, así que es un caso claro de plan de pago; lo que varía es cuánto y con qué límites.

Diez preguntas antes de decidir

Da igual la opción que te tiente: estas diez preguntas, sacadas de las quejas que la gente deja en las reseñas, te dicen en cinco minutos si una herramienta te va a servir o te va a dar la tarde dentro de tres meses.

1. ¿La app de móvil hace todo lo que hace la web, o es una versión recortada? Es la queja número uno: pagar por una app que luego en el móvil no deja hacer lo importante.
2. ¿Me cobran por exportar mis propios datos? Sacar el cuadrante o las horas a Excel debería ser gratis. Si te cobran por llevarte lo tuyo, mala señal.
3. ¿El fichaje está incluido o va aparte? El registro horario es obligatorio; si va en otro plan, súmalo al precio real.
4. ¿Me da el recuento de horas por persona, mes a mes? Otra queja clásica: apps que planifican pero no te dicen cuántas horas lleva cada uno ni cuentan las extra.
5. ¿Avisa de los errores (solapes, exceso de horas, descanso corto) o me deja publicarlos?
6. ¿Hasta cuántos empleados es gratis, y qué pasa cuando lo supero? Que el salto de precio no te pille en temporada alta.
7. ¿Cada empleado ve solo su horario, o le llega el cuadrante entero?
8. ¿Puedo aprobar los cambios de turno, o se hacen por detrás?
9. ¿Está en español de verdad y da soporte en mi horario?
10. ¿Puedo probarla sin meter la tarjeta? Si para ver cómo funciona ya te piden los datos de pago, imagina para darte de baja.

Cómo lo hace Sonnical

Sonnical nació justo para el hueco que deja esta comparativa: una app que es gratis de verdad para equipos pequeños, sin gancho fuera. El plan gratuito llega hasta seis empleados e incluye todo lo del día a día —generar el cuadrante, asignar a mano, el calendario en el móvil de cada persona, los cambios de turno con tu aprobación, el fichaje ligado al turno y el recuento de horas— sin cobrar por exportar y con la misma app en iOS, Android y web. Lo único que queda para los planes de pago es la asignación automática con IA.

Para un equipo de tres a seis, eso cubre las diez preguntas del checklist sin pagar. Si creces por encima de seis o tienes varios locales, el salto es a un plan de pago que mantiene la paridad entre móvil y web y no te cobra extras por lo básico. Y si lo que te frena es la desconfianza hacia el reparto automático, en qué hace (y qué no) un algoritmo de cuadrantes contamos exactamente cómo funciona esa parte y por qué siempre la revisas tú antes de publicar. Puedes probarlo sin tarjeta y, si no encaja, llevarte tus datos.